Что не стоит делать при подготовке мероприятия

Екатерина Арефьева - что учесть при подготовке мероприятия. 10 антисоветов
Екатерина Арефьева — что учесть при подготовке мероприятия. 10 антисоветов

ЧТО НЕ СТОИТ ДЕЛАТЬ ПРИ ПОДГОТОВКЕ МЕРОПРИЯТИЯ

Сегодня Екатерина Арефьева одна из самых востребованных и модных event manager в русскоязычном Израиле. Но от неизвестной никому устроительницы мероприятий, до богини ивент менеджмента был непростой путь полный грабель и ям. Читайте рекомендации, которыми Катя щедро делится, и применяйте прочитанное на своих мероприятиях.

Как родилась идея статьи?

«Идея написать этот пост в рамках  #уголок_организатора родилась во время разговора с одной клиенткой. Она хотела проводить свои мастер-классы самостоятельно и пришла ко мне за консультацией по вопросам организации процесса. Именно вопросы логистики пугали ее больше всего.

Понятно, что выбрать помещение и продумать где парковать машину, вы вряд ли забудете. Но ведь есть еще куча мелочей, которые может быть и не сорвут вашу встречу, но впечатление о мероприятии могут испортить.

Вместе с клиенткой мы составили список неочевидных вопросов, о которых стоит подумать заранее, чтобы все прошло успешно. Им-то я и хочу поделиться с вами.



10 антисоветов:

1. Использовать слишком сложную процедуру регистрации на ваш ивент. Сейчас принято пользоваться гугл формами. Если гугл форма вам и правда нужна, сделайте ее максимально краткой. Не делайте ее длинной, пытаясь собрать сразу все нужные вам данные.

2. Оставлять на раскрутку мероприятия мало времени. Конечно вопрос за сколько стоит делать анонс очень сильно зависит от каждой конкретной ситуации, но мой совет открывать мероприятие не менее, чем за 3-4 недели ДО. Чем крупнее ваша встреча, тем больше времени должна длиться раскрутка.

3. Иметь только один контакт связи с каждым членом команды вашего мероприятия. Те если вы позвали, например, фотографа, убедитесь, что можете связаться с ним различными способами (телефон, мейл и проч.). Если бронируете помещение — пусть у вас будет не только контакт хозяина, но и человека, отвечающего за то, чтобы встретить вас перед началом.

4. Держать связь со свей командой только через Фейсбук. В продолжение прошлого пункта — обязательно у вас должны быть различные способы связи с КАЖДЫМ.

5. Надеяться на исполнительность всех членов команды. Как говориться, доверяй, но проверяй. Желательно иметь дополнительные договоренности с людьми, кто может вас выручить. Имею в виду, пусть под рукой у вас будет телефон фотографа, видеооператора, кто живет недалеко от места проведения встречи и сможет подстраховать вас в случае, если основная договоренность сорвется. В самом крайнем случае даже подруга, которая сможет сделать снимки на телефон, может вас выручить.

Что не стоит делать при подготовке мероприятия
Что не стоит делать при подготовке мероприятия

6. Надеяться 100% на исправность оборудования. Бывает всякое и надо всегда иметь план Б. Если у вас предусмотрена презентация, то пусть она будет не только скачана на компьютер, но и пусть будет на дополнительной флешке. Если нужен проектор, то хотя бы в уме проиграйте вариант выхода из ситуации, если проектор сломается…

7. То же относится к надежде, что в помещении будет интернет. Даже если он там всегда есть. Даже если он был там еще полчаса назад, будьте готовы, что все выключится в последний момент. Неужели у вас так не бывало? )) А значит все материалы должны быть скачаны заранее.

8. Бояться прослыть занудой, который 10 раз звонит уточнить, что все в силе накануне мероприятия. Я считаю, что это делать обязательно!! Это убережет ваши нервы от многих неприятных сюрпризов.

9. Оставлять много дел на время перед мероприятием. Согласитесь, такие моменты, как подготовка стикеров для имен или распечатка списка участников, кажутся мелочами. Сделаю за 2 минуты до начала, думаете вы. Но если случается малейший форс-мажор, то непременно в последнюю минуту. И тогда, кинувшись «тушить пожар», вы напрочь забываете про стикеры, списки и остальное. Чтобы никакая деталь не портила вам настроение и впечатление участников, сделайте все заранее. Пусть время перед встречей будет свободно для решения внезапно возникших вопросов.

10. Переживать и нервничать уже после начала мероприятия. Да, именно так! Даже если все пошло не по плану, что-то не получилось, ваше напряжение будет передаваться участникам и ни к чему хорошему не приведет. Лучше честно сказать аудитории, что и как (в разумных пределах, конечно!!) и попросить понимания. Берите слушателей в свои союзники )) Этим вы можете сократить дистанцию и настроиться на совместную работу.

Конечно же, я не смогла затронуть все темы. Многое осталось за кадром. Но даже если вы сможете продумать заранее только эти моменты, гарантирую, избавите себя от лишней головной боли! Ну а если не хочется заниматься всем самостоятельно, то у вас есть я ))) 

»

Хороших вам выступлений,
Екатерина Арефьева — Организация мероприятий       

 

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *